Un petit post que nous avions en tête depuis longtemps mais dont l’écriture a été déclenchée à la lecture de certains commentaires ce week-end. Des commentaires de déception et d’incompréhension suite à la rupture de stock de certains kits. C’étaient les derniers jours de vente, après un mois de vente et nous emballions deux jours plus tard.
Ces commentaires nous ont d’abord surprises et agacées « non, on ne peut pas restocker la veille de l’emballage! »… et puis nous avons réalisé que bien peu d’entre vous savent comment nous travaillons alors que nous sommes tous et toutes habitués dans la vente en ligne à ce que les produits soient disponibles tout de suite et tout le temps.
Pourquoi ce n’est pas possible chez Chouette Kit? Voici quelques éléments pour mieux comprendre:
D’abord un Chouette Kit est un produit sur-mesure et éphémère.
Dans un kit il y a 8 à 15 « éléments » qui impliquent au moins une dizaine de fournisseurs différents. Cela va du fournisseur de pelotes évidement, à l’imprimeur du livret ou au fournisseur d’enveloppes. Chaque fournisseur à son propre fonctionnement et son propre rythme selon ce qu’il produit et les délais d’approvisionnement peuvent aller de quelques jours à plusieurs semaines voir mois. Notre challenge, à chaque nouveau kit, est que toutes les fournitures soient là pour le jour de l’emballage. S’il manque un seul élément, les kits ne partent pas (gloups).
Là où ça se corse, c’est que nous avons bien sûr à préparer ces fournitures avant. Pour les perles, par exemple, il faut préparer un à un les sachets, il faut aussi couper les rubans, il faut bien sûr rédiger, illustrer, mettre en page et imprimer le livret et il faut couper et plier les tissus… le tout sans se tromper et en tenant compte des différentes couleurs et des quantités de ventes estimées par couleur.
Sinon ça serait trop facile.
Pour le tissu du kit de noël par exemple, il y avait 4 couleurs de coton uni en 4 tailles différentes selon les kits et 5 modèles de liberty en 3 tailles différentes, soit 31 sortes de coupes de tissu différentes, avec pour chaque sorte une quantité à produire différente. Après il a fallu plier tous les coupons et les assembler par paire, coton uni et Liberty, sans se tromper (on vit dans la crainte permanente d’une erreur, il y a tellement d’opportunité de se tromper). Tout cela prend du temps même si nous avons des équipes de choc, rapides comme l’éclair, sur lesquelles nous savons pouvoir compter.
Comme les tissus mettent plusieurs semaines à arriver après la commande, tout est anticipé avant même la mise en vente du kit. Et cela est vrai aussi pour les perles, les enveloppes, les zips, les…
Bref, il nous est impossible de remettre en route tout ce processus une seconde fois pendant la vente pour « restocker » en cours de vente (et a fortiori en fin de vente). Alors bien sûr on commande un peu plus large, on peut parfois moduler les quantités entre les types de kits en cours de vente mais globalement notre marge de manoeuvre est très étroite.
Voilà, à la relecture des paragraphes précédents, ça à l’air d’être l’enfer : ça ne l’est pas, on adore ce que l’on fait, nous avons appris au fur à mesure, nous sommes maintenant capable de gérer des choses plus complexes qu’avant et c’est super de se sentir progresser. Tout ce qui est résumé plus haut s’étale aussi sur plusieurs semaines ce qui le rend gérable et au final cela fonctionne plutôt pas mal. C’était juste pour vous montrer un peu de l’envers du décor et vous permettre de comprendre nos positions parfois rigides.
Ceci dit, les kits sont en route, et pour nous c’est le bonheur! Ils ne devraient pas tarder à arriver chez vous, à vous de bosser maintenant 😉
